Dalam praktik kenotariatan, terdapat tiga jenis turunan akta yang dikeluarkan notaris, yaitu Minuta Akta, Grosse Akta, dan Salinan Akta. Memahami perbedaan dan fungsi hukum ketiganya sangat penting, terutama bagi pihak yang melakukan perbuatan hukum. Minuta Akta adalah naskah asli akta yang ditandatangani oleh para pihak dan notaris, yang wajib disimpan oleh notaris. Kedua turunan lainnya, dan Salinan Akta, memiliki kekuatan hukum yang berbeda.
Grosse Akta adalah salinan dari Minuta Akta yang pada kepala aktanya tercantum kata-kata “DEMI KEADILAN BERDASARKAN KETUHANAN YANG MAHA ESA”. Kata-kata ini memberikan kekuatan eksekutorial yang sama dengan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap (inkracht). Fungsinya sangat spesifik: hanya diterbitkan untuk akta yang bersifat executoir, seperti Akta Pengakuan Utang atau akta yang memuat janji pembayaran.
Fungsi utama adalah sebagai landasan hukum langsung untuk melakukan penyitaan atau eksekusi terhadap pihak yang wanprestasi tanpa perlu melalui proses gugatan perdata yang panjang di pengadilan. Keberadaan kalimat “DEMI KEADILAN BERDASARKAN KETUHANAN YANG MAHA ESA” ini menjadikannya sangat istimewa dan hanya boleh diterbitkan satu kali untuk satu Minuta Akta. Hal ini menegaskan kekuatan hukumnya yang luar biasa di mata hukum.
Berbeda dengan Grosse Akta, Salinan Akta atau Copi adalah turunan akta yang paling umum. Salinan ini memuat seluruh isi Minuta Akta, tetapi hanya memiliki kekuatan pembuktian yang sama dengan alat bukti tertulis lainnya, bukan kekuatan eksekutorial. Salinan Akta umumnya diterbitkan untuk keperluan administrasi, pengurusan izin, atau sebagai bukti kepemilikan. Setiap pihak berhak meminta salinan ini untuk arsip pribadi atau untuk pihak ketiga.
Menurut Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN), notaris berhak menerbitkan hanya jika ada permintaan tegas dalam Akta Pengakuan Utang yang dibuat. Notaris juga wajib mencatat secara detail penerbitan tersebut dalam repertoriumnya. Jika Grosse Akta yang asli hilang, notaris tidak berhak menerbitkan Grosse Akta pengganti, melainkan hanya Salinan Akta biasa.
Perbedaan fundamental terletak pada kekuatan hukum: memiliki kekuatan eksekutorial, sedangkan Salinan Akta hanya memiliki kekuatan pembuktian. Bagi pihak yang memegang Akta Pengakuan Utang, permintaan Grosse Akta adalah kunci untuk mendapatkan jaminan keamanan hukum yang maksimal, yang mempermudah proses penyelesaian sengketa di luar pengadilan.
Pihak yang menerima Salinan Akta harus memahami bahwa salinan tersebut tidak dapat langsung digunakan untuk mengeksekusi aset jika terjadi wanprestasi; proses hukum tetap harus melalui gugatan perdata biasa di pengadilan. Oleh karena itu, Memahami Fungsi dari setiap turunan akta adalah penting sebelum memutuskan jenis turunan yang akan diminta kepada notaris.
Secara keseluruhan, baik Grosse Akta maupun Salinan Akta merupakan instrumen penting yang berasal dari Minuta Akta yang otentik. Grosse Akta adalah senjata hukum yang kuat untuk eksekusi cepat, sementara Salinan Akta adalah alat bukti sehari-hari. Pemahaman yang benar terhadap UUJN akan memastikan para pihak memanfaatkan kewenangan Notaris secara optimal demi kepastian dan perlindungan hukum yang seutuhnya.